Top 5 Must-Have Soft Skills For Virtual Assistants
Photo by Olav Ahrens Røtne on Unsplash
Mahal ng mga foreign clients ang mga Filipino VA’s kasi matalino tayo, maabilidad, at kaya natin gawin kung ano ang gugustuhin natin. Pero bukod pa diyan, may hinahanap ang mga clients sa atin, at yun ang tinatawag na “soft skills.” Minsang binabanggit bilang transferable skills o professional skills, ito ay ang mga kakayahan na mas naka linya sa personality, attitude, at intuition mo. Pag-usapan natin ang mga must-have soft skills ng mga clients sa atin bilang mga VA.
Communication skills
Ito ang isa sa mga must-have soft skills., pero this is where most Filipino VA’s have a problem, and understandable yon. English is not our first language. Pero alam niyo ba na sa call center, ang ilang pinakamagaling na agents ay nagsisimula sa comms training? Ibig sabihin hindi sila makapag-articulate at makapagsalita ng English ng maayos. So, why did they move up the ranks and became team leaders within 6mos?
Kasi hinasa nila ang communication skills nila. Every day, they practice talking, and talking, and talking. It’s the same with us. Communication is vital because we’re not within working in the same physical space. Your client needs updating about your task. Mas importante ang communication compared sa mga nagtatrabaho within the same office. Sa una parang mahirap. Pero kapag nasanay ka na? Makikita mo na mas may connection kayo ni client, mas maganda ang workflow niyo. Kokonti ng kokonti din ang project issues.
Problem solving skills
Marami sa atin ang iniisip na kahit virtual assistant tayo, wala tayo say sa business ni client. Kapag may problema, si client na bahala mag-solve. Totoo, lalo na kapag yung solution ay nasa end niya. Pero hindi sa lahat ng pagkakaton eh kailangan ibato mo ng ibato kay client yung problema, di ba? We have to think on or toes and come up with a solution ourselves. Why? Kasi the main reason kung bakit tayo kinuha ni client – para magkaroon ng solution ang business issues niya.
Iba rin ang mindset ng mga foreign clients. Most of them will treat you as if you’re a partner, and you have to put yourself in that kind of mindset. If you encounter issues, you have to find a way to solve it. Lalo na kung may magagawa ka sa end mo.
Accountability and responsibility
May mga situation na may magagawa tayong mali. Maaring dahil sa hindi natin na-gets yung instructions ni client. Dahil sa communication barrier, naging mali ang decision natin kung paano gagawin yung task.
Kadalasan, hindi natin sasabihin kay client kasi nahihiya tayo na kung ano ang sabihin, o kaya natatakot tayo mawalan ng trabaho. Pero alam mo ba na hindi ganon ang kultura ng mga clients natin? Mas gusto nila na sasabihin mo kung ano ang problema kasi action-oriented sila. Lalo sila magbibigay ng tiwala sa iyo kapag inamin mo na nagkamali ka, at inako mo yung responsibilidad na ayusin yung pagkakamali na ginawa mo.
Work Ethics
Sobrang importante ito kaya naka-lista ito sa mga must-have soft skills. Kasama dito ang pag-submit ng tama sa deadline. Kung may kailangan ma-fulfill by the end of the day, kailangan matapos yon. Kung sakaling ginawa mo na lahat at di pa rin tapos? You have to tell the client and don’t leave him/her hanging. Don’t wait for the client to ask about the status of the project. Isa pa ay kung may specific na oras kayo para mag-trabaho, be in your SOHO at least 5 minutes before schedule. Then “clock in” by saying: “Hi, I’m here! I’m just planning my work schedule for the day, will give it to you shortly.”
Flexibility
Remote work is an ever-changing world, kaya ang flexibiliy ay isa sa mga must-have soft skills. Minsan yung routine mo bigla na lang masisira kasi nagkaroon ng bagong algorithm si Google or Facebook. O kaya nagbago ng goal si client dahil nagkaroon ng isang issue na naapektohan buong project. If you’re tasked to do something new, wear your thinking hat, put on your confidence suit, and get ready for battle!
Sabihin mo kung ano ang kaya mong gawin at guidance na kinakailangan mo. Wag mo sabihin immediately na hindi mo kaya at ang contract ay ganito ganiyan. Test the task first, assess how much time you spent, what you did, and your difficulties. Then relay them to the client para matignan if there needs to be an adjustment, both on your workload as well as pay.
Marami pang ibang soft skills tulad ng teamwork, time management, leadership at attention to detail. These soft skill will be required eventually down the road habang inaasikaso niyo yung project ni client. Matututunan niyo rin itong mga ‘to. Basta lagi niyong iisipin na partner kayo ni client at hindi kayo isang employee lang.
Kung nahihirapan kayo, matutulungan ko kayo. Leave a comment down below! Puwede rin kayo mag-message sa aming Facebook Page kung saan kayo nahihirapan at tignan natin kung paano natin to aayusin!